Pengertian Analisis Jabatan dan Contoh kasus.

A. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia 

Manajemen Sumberdaya Manusia dapat didefinisikan sebagai suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. 

Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil melalui pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil.

B. Analisis Jabatan

Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu ("job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job").  Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: "job analisis is the process of gathering information about a job" (Bernardin & Russel, 1993)..

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :

v  Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut 

v  Apa wewenang dan tanggung jawabnya

v  Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan 

v  Bagaimana cara melakukannya

v  Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

v  Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan 

v  Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut 

v  Dan lain-lain 

Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "PLACE-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini, Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut: 

 a. UNSUR

ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.

 b. TUGAS

ialah sekumpulan dart beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

 c. KEDUDUKAN (POSISI)

ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.

 d. PEKERJAAN

ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

 e. JABATAN (JOB) 

ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

C. Elemen yang terdapat dalam analisis jabatan

Dalam analisis jabatan terdapat 2 (dua) elemen diantaranya Elemen Job Description dan Job Specification, yang sebagai mana penjelasannya seperti dibawah ini:

1. Job Description

Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk:

• Untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman.
• Untuk menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap.
• Dan Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.

Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan didalam Job Description, biasanya seperti di bawah ini:

• Menidentifikasi jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan, bagian jabatan dan kode jabatan yang ada didalam perusahaan tempat bekerja
• Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki.
• Mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut.
• Mengenai hubungan dengan jabatan lain.
• Pengawasan yang perlu dilakukan.
• Peralatan yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut.
• Dan keadaan lingkungan tempat bekerja.

2. Job Specification

Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job Specification, diantaranya seperti dibawah ini:

• Yang pertama, persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki.
• Yang kedua, persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki.
• Yang ketiga, persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur.
• Dan yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan fisik dan mental.

Demikian penjelasan mengenai pengertian analisis jabatan, semoga penjelasan pada artikel ini dapat bermanfaat dalam menambah ilmu pengetahuan kamu dan mohon dimaafkan jika terdapat salah-salah kata dalam artikel ini.

Contoh Study Kasus

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA

MANUSIA PT. MAJU MUNDUR (STUDI KASUS: REKRUTMEN, PELATIHAN,

DAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN)

Sumber daya manusia (SDM) terus dirasakan sebagai salah satu asset yang paling penting dan berharga dalam perusahaan. Karena SDM memainkan peran sebagai pemberi ide, pendorong, dan pelaksana ide, juga kegiatan-kegiatan lain dalam perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Maka dari itu semakin baik modal sumber daya manusia suatu perusahaan, semakin baik pula kinerja perusahaan tersebut.

Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, tidak hanya dituntut kemajuan bisnis atau penggunaan teknologi yang canggih, tetapi juga perlu diperhatikan dari sumber daya manusianya, yaitu bagaimana sebuah perusahaan dapat memiliki aset berupa sumber daya manusia yang mempunyai kedisiplinan yang tinggi dan kinerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas dibutuhkan suatu sistem informasi sumber daya manusia bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, baik itu dalam perekrutan dan seleksi calon karyawan, pengembangan karyawan maupun penilaian kinerja karyawan.

1.       Maju Mundur adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang rajut dan Garment, yang memiliki pasar domestik dan pasar internasional. Dewasa ini perusahaan yang bergerak di bidang pabrikasi selain dituntut menghasilkan produk yang bermutu dengan harga yang murah, dibutuhkan juga strategi yang baik untuk memenangkan persaingan. PT. Maju Mundur dalam berupaya untuk mengoptimalkan produktivitasnya, menyadari akan pentingnya aspek SDM dalam menyumbangkan keunggulan bersaing. Dengan alasan tersebut maka perusahaan perlu melakukan pelatihan serta pengembangan terhadap karyawan tampa pandang bulu dan terbuka, guna meningkatkan kemampuan dan kualitas dari karyawan. Pihak manajemen perusahaan menyadari besarnya peranan SDM dalam menentukan tercapai atau tidaknya tujuan dari perusahaan. Hal ini membuat pihak manajemen terus melakukan pembinaan terhadap karyawan yang mereka miliki secara konsisten, terpadu dan kesinambungan serta senantiasa memotivasi karyawannya untuk bekerja secara optimal dan konsisten.

Identifikasi Masalah

• Apakah perekrutan karyawan baru sudah sesuai dengan prosedure dan kreteria yang ditentukan?
• Apakah pelatihan kepada karyawan sudah sesuai dengan bidang dan kebutuhan dari karyawan?
• Apakah seorang karyawan diberikan pelatihan yang sama lebih dari satu kali?
• Apakah penilai kinerja karyawan sudah dilakukan dengan benar dan terbuka?

Analisis Kebutuhan Informasi PT. Maju Mundur

Kualitas SDM mencerminkan kinerja dari perusahaan. PT. Maju Mundur ingin menempatkan SDM sebagai prioritas utama. Management-By- Objectives, sistem yang diadopsi oleh perusahaan ini mempengaruhi tiap-tiap orang untuk bekerja sebaikbaiknya melalui kerja tim dan persaingan yang sehat. Untuk bisa menerapkan sistem tersebut diatas serta mendukung tercapainya tujuan perusahaan, maka dibutuhkan informasi-informasi sebagai berikut;

• Informasi kebutuhan tenaga kerja
• Informasi kinerja karyawan
• Informasi sejarah pelatihan karyawan dan tempat pelatihan dilaksanakan.
• Informasi perkembangan karyawan
• Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut bisa berupa laporan-laporan maupun berkas-berkas.

Oleh karena itu dibutuhkan suatu system informasi yang dapat menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam mencapai sasaran maupun tujuan dari perusahaan.

Model Sistem Informasi Perekrutan, Pelatihan dan Penilaian Karyawan PT. Maju Mundur

Sistem informasi SDM PT. Maju Mundur yang dibahas hanya sebatas pada perekrutan, pelatihan dan penilaian karyawan. Sistem informasi ini merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dan rencana jangka panjangnya adalah sebuah sistem yang mampu berinteraksi dengan sistem informasi lainnya.

KESIMPULAN

Ketika bagian personnel & general affair membutuhkan informasi untuk melaksanakan kegiatan operasional, sistem tidak dapat menyediakannya secara akurat dan tepat waktu, karena system yang ada tidak terintegrasi. Kualitas sumber daya manusia kurang berkembang dalam perusahaan, sehingga kegiatan operasional menjadi tidak efektif Manajer personnel & general affair, maupun kepala departemen yang lainnya mengalami kesulitan untuk memperoleh informasi yang berhubungan dengan kinerja dan pelatihan karyawan sehingga pengambilan keputusan menjadi sedikit terhambat. Dengan adanya sistem informasi ini, maka perusahaan dapat mengetahui semua informasi mengenai kinerja karyawan, perekrutan karyawan, pelatihan dan pengembangan karyawan.