A. Pengertian Manajemen
Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumberdaya Manusia dapat didefinisikan sebagai suatu
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Proses tersebut mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dan
pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan pegawai, pengembangan personil
melalui pendidikan dan pelatihan, integrasi personil kedalam organisasi dan
pemeliharaannya (termasuk pemberian imbalan), penilaian terhadap hasil kerja
serta juga pengembangan karir serta pemberhentian personil.
B. Analisis Jabatan
Menurut Milkovich &
Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara
sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan
dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu ("job
analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related
information related to the nature of a specific job"). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin
& Russel: "job analisis is the process of gathering information
about a job" (Bernardin & Russel, 1993)..
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari
dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :
v Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
v Apa wewenang dan tanggung jawabnya
v Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
v Bagaimana cara melakukannya
v Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
v Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
v Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut
v Dan lain-lain
Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place
at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut
perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur
"PLACE-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat
manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik
disebut sebagai JABATAN.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini.
Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan
lebih jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN
ini, Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari
beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:
a. UNSUR
ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar,
menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.
b. TUGAS
ialah sekumpulan dart beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan
kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan
dalam pelaksanaan kerja.
c. KEDUDUKAN
(POSISI)
ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau
pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada
seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau
instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.
d. PEKERJAAN
ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan
kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu
pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di
berbagai tempat.
e. JABATAN
(JOB)
ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama
atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun
tersebar di berbagai tempat.
C. Elemen yang
terdapat dalam analisis jabatan
Dalam analisis jabatan
terdapat 2 (dua) elemen diantaranya Elemen Job Description dan Job
Specification, yang sebagai mana penjelasannya seperti dibawah ini:
1. Job
Description
Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis
mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan
fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna
untuk:
- Untuk
menghindari terjadinya perbedaan pemahaman.
- Untuk
menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap.
- Dan
Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada
setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.
Adapun beberapa hal
yang harus dicantumkan didalam Job Description, biasanya seperti di
bawah ini:
- Menidentifikasi
jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan, bagian jabatan dan kode
jabatan yang ada didalam perusahaan tempat bekerja
- Penjelasan
mengenai jabatan yang diduduki.
- Mengenai
tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut.
- Mengenai
hubungan dengan jabatan lain.
- Pengawasan
yang perlu dilakukan.
- Peralatan
yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut.
- Dan
keadaan lingkungan tempat bekerja.
2. Job
Specification
Job Specification merupakan persyaratan yang harus
dipenuhi oleh pekerja yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu
dimasukan kedalam Job Specification, diantaranya seperti dibawah ini:
- Yang
pertama, persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman
kerja yang dimiliki.
- Yang
kedua, persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki.
- Yang
ketiga, persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur.
- Dan
yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan fisik dan
mental.
Demikian penjelasan
mengenai pengertian analisis jabatan, semoga penjelasan pada
artikel ini dapat bermanfaat dalam menambah ilmu pengetahuan kamu dan mohon
dimaafkan jika terdapat salah-salah kata dalam artikel ini.
Contoh Study Kasus
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
SUMBER DAYA
MANUSIA PT. MAJU MUNDUR (STUDI KASUS:
REKRUTMEN, PELATIHAN,
DAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN)
Sumber daya manusia (SDM) terus dirasakan sebagai salah satu
asset yang paling penting dan berharga dalam perusahaan. Karena SDM memainkan
peran sebagai pemberi ide, pendorong, dan pelaksana ide, juga kegiatan-kegiatan
lain dalam perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Maka dari itu semakin
baik modal sumber daya manusia suatu perusahaan, semakin baik pula kinerja
perusahaan tersebut.
Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, tidak hanya
dituntut kemajuan bisnis atau penggunaan teknologi yang canggih, tetapi juga
perlu diperhatikan dari sumber daya manusianya, yaitu bagaimana sebuah
perusahaan dapat memiliki aset berupa sumber daya manusia yang mempunyai
kedisiplinan yang tinggi dan kinerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas dibutuhkan suatu sistem
informasi sumber daya manusia bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan,
baik itu dalam perekrutan dan seleksi calon karyawan, pengembangan karyawan
maupun penilaian kinerja karyawan.
1. Maju Mundur adalah salah satu perusahaan yang
bergerak dibidang rajut dan Garment, yang memiliki pasar
domestik dan pasar internasional. Dewasa ini perusahaan yang bergerak di bidang
pabrikasi selain dituntut menghasilkan produk yang bermutu dengan harga yang
murah, dibutuhkan juga strategi yang baik untuk memenangkan persaingan. PT.
Maju Mundur dalam berupaya untuk mengoptimalkan produktivitasnya, menyadari
akan pentingnya aspek SDM dalam menyumbangkan keunggulan bersaing. Dengan
alasan tersebut maka perusahaan perlu melakukan pelatihan serta pengembangan
terhadap karyawan tampa pandang bulu dan terbuka, guna meningkatkan kemampuan
dan kualitas dari karyawan. Pihak manajemen perusahaan menyadari besarnya
peranan SDM dalam menentukan tercapai atau tidaknya tujuan dari perusahaan. Hal
ini membuat pihak manajemen terus melakukan pembinaan terhadap karyawan yang
mereka miliki secara konsisten, terpadu dan kesinambungan serta senantiasa
memotivasi karyawannya untuk bekerja secara optimal dan konsisten.
Identifikasi Masalah
- Apakah perekrutan karyawan baru
sudah sesuai dengan prosedure dan kreteria yang ditentukan?
- Apakah pelatihan kepada
karyawan sudah sesuai dengan bidang dan kebutuhan dari karyawan?
- Apakah seorang karyawan
diberikan pelatihan yang sama lebih dari satu kali?
- Apakah penilai kinerja karyawan
sudah dilakukan dengan benar dan terbuka?
Analisis Kebutuhan Informasi PT. Maju Mundur
Kualitas SDM mencerminkan kinerja dari
perusahaan. PT. Maju Mundur ingin menempatkan SDM sebagai prioritas
utama. Management-By- Objectives, sistem yang diadopsi
oleh perusahaan ini mempengaruhi tiap-tiap orang untuk bekerja sebaikbaiknya
melalui kerja tim dan persaingan yang sehat. Untuk bisa menerapkan sistem
tersebut diatas serta mendukung tercapainya tujuan perusahaan, maka dibutuhkan
informasi-informasi sebagai berikut;
- Informasi kebutuhan tenaga
kerja
- Informasi kinerja karyawan
- Informasi sejarah pelatihan
karyawan dan tempat pelatihan dilaksanakan.
- Informasi perkembangan karyawan
- Informasi-informasi yang
dibutuhkan tersebut bisa berupa laporan-laporan maupun berkas-berkas.
Oleh
karena itu dibutuhkan suatu system informasi yang dapat menyediakan
informasi-informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam mencapai sasaran maupun
tujuan dari perusahaan.
Model Sistem Informasi
Perekrutan, Pelatihan dan Penilaian Karyawan PT. Maju Mundur
Sistem informasi SDM PT. Maju Mundur yang dibahas hanya sebatas
pada perekrutan, pelatihan dan penilaian karyawan. Sistem informasi ini
merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dan rencana jangka panjangnya adalah
sebuah sistem yang mampu berinteraksi dengan sistem informasi lainnya.
KESIMPULAN
Ketika bagian personnel
& general affair membutuhkan
informasi untuk melaksanakan kegiatan operasional, sistem tidak dapat
menyediakannya secara akurat dan tepat waktu, karena system yang ada tidak
terintegrasi. Kualitas sumber daya manusia kurang berkembang dalam perusahaan,
sehingga kegiatan operasional menjadi tidak efektif Manajer personnel
& general affair, maupun
kepala departemen yang lainnya mengalami kesulitan untuk memperoleh informasi
yang berhubungan dengan kinerja dan pelatihan karyawan sehingga pengambilan
keputusan menjadi sedikit terhambat. Dengan adanya sistem informasi ini, maka
perusahaan dapat mengetahui semua informasi mengenai kinerja karyawan,
perekrutan karyawan, pelatihan dan pengembangan karyawan.